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El AGN actualiza y convalida sus TRD

Con la expedición de la Resolución 339 de 2020 “Por la cual se suprime un grupo interno de trabajo, se conforman los grupos internos deTrabajo en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y se establecen sus funciones”; la entidad determinó la actualización de sus TRD, las cuales reflejan la totalidad e integridad de la producción documental de sus dependencias.

Uno de los principales cambios que generó la actualización de las Tablas fue la creación del Grupo de Servicio al Ciudadano, encargado de liderar al interior de la entidad la implementación de las políticas que incidan en la relación Estado – Ciudadano.

El Archivo General de la Nación toma esta decisión para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos –, el Decreto 1080 de 2015 y el Acuerdo No. 004 AGN de 2019, frente al procedimiento y directrices para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental.

Con esta actualización, el AGN definió un total de 26 tablas, conforme al total de sus dependencias. Estas a su vez se dividen en 33 Series y 203 Subseries Documentales.

De las Series y Subseries definidas, el 80 % se conformarán a través de expedientes híbridos (papel y electrónico), 16 % totalmente electrónicas y tan sólo un 4% serán en papel, ratificando el compromiso de la entidad con el uso de las nuevas tecnologías.

Para finalizar, vale la pena resaltar que la aplicación de las Tablas de Retención Documental es responsabilidad de todos los colaboradores del AGN, pues son un instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación  y definen qué debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia.

Entre los beneficios de la aplicación de las TRD se pueden resaltar:

– Cumplir con  la normatividad expedida por el AGN

– Mantener conformados y organizados los archivos de gestión

– Controlar y racionalizar la producción y trámite documental

– Facilitar el manejo y disponibilidad de la información

– Apoyar la optimización de los procesos administrativos

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