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Estructura orgánica

 

Estructura orgánica

De conformidad con el Decreto 2126 de 2012, a continuación se presenta la estructura orgánica funcional del Archivo General de la Nación la cual es una representación gráfica que ilustra las cuatro (4) subdirecciones actuales y sus grupos de trabajo atendiendo su nivel jerárquico.

Consejo Directivo
Dirección General
Oficina Asesora de Planeación

Consejo Directivo

Son funciones del Consejo Directivo las siguientes:

  • Orientar el funcionamiento general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y verificar el cumplimiento de los objetivos, planes y programas definidos y su conformidad con las políticas del Sector Cultura.
  • Aprobar, con base en la recomendación del Director del Archivo General de la Nación, la política general de la entidad, los planes programas y proyectos estratégicos, para su incorporación a los planes sectoriales y a través de éstos, al Plan Nacional de Desarrollo.
  • Verificar la ejecución de la política archivística, en el marco de la Ley General de Archivos, los principios del Sistema Nacional de Archivos y las demás políticas pertinentes.
  • Formular a propuesta del representante legal, la política de mejoramiento continuo de la entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo.

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Dirección General

Son funciones de la Dirección General las siguientes:

  • Dirigir el diseño de la Política Nacional de Gestión Documental y Archivos, para facilitar la gestión administrativa del Estado y la conservación del patrimonio documental.
  • Dirigir procesos de investigación a partir de la información contenida en los distintos archivos de la Nación, sus fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos con fines culturales, científicos, históricos o técnicos.
  • Dirigir, coordinar y controlar la gestión de los archivos públicos, promoviendo el desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías para su adecuado funcionamiento.
  • Dirigir y orientar las políticas de fortalecimiento de la cultura archivística y promover y definir los espacios de desarrollo en esta materia.

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Oficina Asesora de Planeación

Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación las siguientes:

  • Diseñar y coordinar el proceso de planeación del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en los aspectos técnicos, económicos y administrativos.
  • Asesorar al Director General en la formulación, orientación, coordinación, control y evaluación de planes, programas y proyectos, acorde con el plan nacional de desarrollo y los aspectos sociales, económicos, culturales, científicos y tecnológicos de la actividad archivística del país.
  • Asesorar al Director General, coordinar y asistir a las demás dependencias, en el diseño, formulación y ejecución de los planes, programas y proyectos para el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
  • Realizar seguimiento a la gestión y resultados de la entidad y llevar las estadísticas e indicadores, reportando periódicamente dicha información a la Dirección General y a otras entidades de la administración pública.

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Oficina Asesora Jurídica
Oficina de Control Interno
Secretaría General

 

Oficina Asesora Jurídica

Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica las siguientes:

  • Asesorar a la Dirección General y a las diferentes dependencias y grupos internos de trabajo de la entidad en los asuntos jurídicos relacionados con las competencias asignadas a cada una de ellas.
  • Asesorar a la Dirección General y coordinar con las demás dependencias de la Entidad el trámite y solución de los asuntos de carácter jurídico, así como conceptuar sobre la interpretación de normas legales inherentes a las funciones de la entidad y mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones de la administración.
  • Dirigir y coordinar los procesos contractuales que adelante la Entidad y apoyar a las dependencias en el desarrollo de los mismos.
  • Evaluar y dar concepto sobre los contratos y los convenios que deba suscribir el Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, teniendo en cuenta su pertinencia, la normatividad vigente y los procedimientos internos.

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Oficina de Control Interno

Son funciones de la Oficina de Control Interno las siguientes:

  • Asesorar y apoyar al Director General en el diseño, implementación y evaluación del Sistema de Control Interno de la Entidad, así como verificar su operatividad.
  • Desarrollar instrumentos y adelantar estrategias orientadas a fomentar una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de competencia del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
  • Aplicar el control de gestión e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar recomendaciones al Director General, haciendo énfasis en los indicadores de gestión diseñados y reportados periódicamente.
  • Verificar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, así como recomendar los ajustes pertinentes y efectuar el seguimiento a su implementación.

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Secretaría General

Son funciones de la Secretaría General las siguientes:

  • Asesorar al Director General y a las demás dependencias en la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la entidad.
  • Desarrollar las políticas y programas de administración del talento humano, bienestar social, selección, registro y control, capacitación e incentivos de conformidad con las normas legales vigentes.
  • Velar porque la contabilidad general, la ejecución presupuestal y el registro de contratos, se cumplan de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia y preparar y presentar los informes relacionados.
  • Dirigir la prestación de los servicios de archivo y gestión documental del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y la atención de peticiones, quejas y reclamos que presenten los ciudadanos.

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Subdirecciones

Subdirección del Sistema Nacional de Archivos

La Subdirección del Sistema Nacional de Archivos coordina la adopción, ejecución y evaluación de la política archivística y promueve el uso de las mejores prácticas en la protección del patrimonio documental archivístico. Coordina el Sistema Nacional de Archivos, a través de la articulación de las acciones a cargo de las instituciones y archivos que lo conforman, garantizando la organización y fortalecimiento de los archivos de la administración pública.

Estructura de Apoyo: Grupo de Articulación y Desarrollo del SNA, Grupo de Inspección y Vigilancia, Grupo de Archivos Étnicos y Derechos Humanos.

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Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico

La subdirección de Tecnologías de la Información Archivistica y Documento Electrónico asesora a las dependencias de la entidad y a las instituciones públicas y privadas que cumplen funciones públicas en la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para la modernización de los archivos públicos del país y la gestión documental, a través del uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Estructura de Apoyo: Grupo de Documentos Electrónicos y Preservación Digital, Grupo de Innovación y Apropiación de Tecnologías de Información Archivística.

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Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental

La Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental propone a la Dirección General la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas, proyectos y procedimientos para salvaguardar, proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar el patrimonio archivístico y documental de la Nación y su disponibilidad para el servicio de la comunidad.

Estructura de Apoyo: Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental, Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos, Grupo de Organización, Descripción y Reprografía, Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias.

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Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos

La Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos, acompaña a las diferentes dependencias de la entidad en formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para el desarrollo de proyectos relacionados con el portafolio de servicios de la misma.

Brinda asesoría técnica a las entidades públicas en los procesos de administración integral, gestión documental, organización, automatización, digitalización, microfilmación y conservación de sus documentos físico y electrónicos y demás procesos de la función archivística.

Estructura de apoyo: Grupo de Gestión de Proyectos Archivísticos, Grupo de Asistencia Técnica Archivística.

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La Estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, fue modificada según Acta No. 09 del 19 de Diciembre de 2011.