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Gestión documental

 

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

OBJETIVO GENERAL
  • Definir el instrumento archivístico que formule y documente a corto, mediano y largo plazo el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos y el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo, preservación y organización de la documentación de archivo producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación y como apoyo a la modernización de la gestión documental en el Archivo General de la Nación – Jorge Palacios Preciado.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
  • Planear las estrategias a implementar en el cuatrienio 2014 – 2018 del Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación – Jorge Palacios Preciado a través de la creación o actualización de procedimientos y programas específicos, asignando los recursos financieros, administrativos, tecnológicos, normativos y estableciendo las mediadas de seguimiento y control, articulación con otros sistemas de gestión y planes de acción de la entidad.
  • Consolidar el modelo de gestión documental del AGN en armonía con las normas vigentes y la planeación institucional convirtiéndolo en un modelo ejemplo en la administración pública para las entidades del Estado Colombiano y la población en general.
  • Optimizar y modernizar modelo de gestión documental del AGN incorporando buenas prácticas y estándares de gestión y tecnologías de la información y desarrollo de funcionalidades avanzadas en los procedimientos de la gestión documental del AGN.
  • Garantizar la seguridad, preservación, recuperación y disposición de la información contendía en documentos de archivo que garanticen a su vez la continuidad del negocio, acceso a la memoria institucional en las mejores condiciones de conservación y acceso.
  • Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios internos y externos, en cumplimiento de normas que garanticen la seguridad y reserva de la información, institucional y personal generada en cualquier soporte documental.
  • Gestionar los riesgos administrativos, operativos y de seguridad que se detecten en la creación, tramite, preservación a largo plazo de los documentos de archivos, identificando procedimientos y tecnologías de información.
  • Comunicar la gestión y documentar la metodología y lineamientos que se vayan estableciendo en el desarrollo del PGD con la intención que permitan retroalimentar los procedimientos en particular del proceso de gestión documental y en general del sistema integrado de gestión

El Archivo General de la Nación en desarrollo de su misión, debe gestionar la información  de manera integral como activo de la entidad. Para ello, armoniza los procedimientos, el manejo y la seguridad de la información en pro de garantizar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación durante todo el ciclo de vida de los documentos de archivo y con éstos, lograr la capacidad de dar soporte al desarrollo de las actividades y respaldo a las funciones de la institución.

La Política de Gestión Documental del Archivo General de la Nación, seguirá los principios de la gestión documental tales como: planeación, vínculo archivístico, agrupación, eficiencia administrativa, economía, protección del medio ambiente, autoevaluación, control y seguimiento, disponibilidad, coordinación y acceso, oportunidad, transparencia, modernización, neutralidad tecnológica, interoperabilidad, cultura archivística, protección de la información y los datos, orientación y servicio integral al ciudadano. Por eso, se adoptarán el conjunto de estándares relacionados con la gestión de información en cualquier forma, medio o soporte físico o lógico, en especial aquellos relacionados con el estándar ISO 30300 y demás normas, estándares y buenas prácticas asociadas con el sistema de gestión documental.

LA GESTIÓN DOCUMENTAL TIENE LOS SIGUIENTES OBJETIVOS:

a) Desarrollar procesos y programas específicos de la gestión documental, los cuales serán evaluados anualmente, a partir de un Programa de Gestión Documental -PGD.
b) Promover la modernización de la gestión documental mediante la investigación, desarrollo e innovación I+D+i en los servicios y herramientas tecnologías que se prestan en los procesos de la gestión documental.
c) Gestionar el sistema de gestión documental aplicando los principios antes enunciados, midiendo la eficiencia con acciones orientadas a la prevención más que a la corrección.
d) Promover y hacer uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en los procesos de la gestión documental y de información.
e) Articular con los sistemas del sistema integrado de gestión, en especial aquellos que tengan relación con la medición de indicadores.

El diseño y puesta en marcha de las estrategias, la divulgación e implementación de la presente Política, estará coordinada por el Grupo de Archivo y Gestión Documental; y será responsabilidad de todos los servidores públicos y contratistas de la Entidad, ayudar a obtener los objetivos a través del entendimiento claro de la política, y la continua y activa participación y retroalimentación a los procedimientos para mejorar la estrategia de implementación.

El Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación inicia con la consolidación y realización del diagnóstico que permita identificar las necesidades en materia de gestión documental de la entidad, que mediante un equipo interdisciplinario formule los objetivos, supuestos, estrategias, planes de mejoramiento y la definición de los recursos que permitan la administración, actualización y modernización de la gestión documental al interior de la entidad.

De su alcance se excluye los documentos históricos custodiados por la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental y los fondos de otras entidades objeto de intervención contractual de la Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos; no obstante si es parte de gestión documental del AGN la documentación producida por estas dependencias en desarrollo de sus funciones.
El PGD y sus versiones de actualización deben ser aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo; la implementación del PGD es responsabilidad del Grupo de Archivo y Gestión Documental la Entidad así como el control de su implementación en coordinación con la Oficina de Control Interno, y será publicado en la página web institucional.

El AGN en el año 2017 está en proceso de actualización de los instrumentos archivísticos de conformidad con el Decreto 1080 de 2015 de:

Programas de Gestión Documental – PGD

Plan Institucional de Archivos – PINAR

Tablas de Retención Documental – TRD

El Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación inicia con la consolidación y realización del diagnóstico que permita identificar las necesidades en materia de gestión documental de la entidad, que mediante un equipo interdisciplinario formule los objetivos, supuestos, estrategias, planes de mejoramiento y la definición de los recursos que permitan la administración, actualización y modernización de la gestión documental al interior de la entidad.